Robotlu Etkinlik İçin Kontrol Listesi

Etkinliğe robot getirmek düşünüldüğünden daha kolaydır. Yine de birkaç konuyu önceden netleştirmek etkinlik gününü rahatlatır. Bu yazıda teklif isterken ve etkinliğe hazırlanırken bilmeniz gerekenleri sırasıyla anlatıyoruz. Listenin tamamını hazırlamak zorunda değilsiniz, eksik kalanları birlikte tamamlarız.

Robot kiralama teklifi isterken

İlk adım tarihi, şehri ve etkinliğin türünü belirlemektir. Bu üç bilgi müsaitlik kontrolü ve teklif için yeterlidir. Robotun etkinlikte ne yapmasını istediğinizi kısaca yazarsanız size daha uygun bir öneri sunabiliriz. Hangi robotu seçeceğinizden emin değilseniz bunu belirtmeniz yeterlidir.

Teklif formunda ne kadar ayrıntı verirseniz ilk öneri o kadar isabetli olur. Tarih, şehir ve etkinlik türünün yanına mekânın adını, etkinliğin başlangıç ve bitiş saatlerini yazmanızı öneririz. Tahmini misafir sayısı ve misafirlerin kimlerden oluştuğu da robotun rolünü belirlememize yardım eder. Sahne kullanımı, marka giydirme ya da robotun bir metin söylemesi isteniyorsa bunları da baştan belirtmek iyi olur.

Kiralama en az bir tam gün üzerinden yapılır, saatlik ya da yarım günlük seçenek sunmuyoruz. Bu yüzden robotun programını tüm güne yayılacak şekilde düşünmek size fayda sağlar. Robot karşılama ile başlayıp sahne anına, oradan da fotoğraf köşesine geçebilir. Teslimat, kurulum, operatör ve toplama her kiralamanın içindedir.

Teklif sürecinde bizim soracağımız sorular

Teklif hazırlarken bizim de size soracağımız birkaç soru olur. Robotun çalışacağı alanın zemini, mekânın giriş düzeni ve etkinliğin saatleri bunların başında gelir. Sahne kullanımı varsa sahnenin ölçüsünü ve sahneye nasıl çıkıldığını da sorarız. Bu soruların cevabını önceden hazırlamanız süreci kısaltır.

Etkinliğin amacını da merak ederiz. Robotun misafirleri karşılaması mı, ürünü tanıtması mı, yoksa kalabalığı eğlendirmesi mi beklendiğini bilmek programı belirler. Aynı robot bir fuarda farklı, bir bayram programında farklı çalışır. Amacı baştan konuşmak, size gerçekten işinize yarayacak bir plan sunmamızı sağlar.

İnsansı robot mu robot köpek mi?

Robot seçimi etkinliğin amacına göre yapılır. Misafirleri karşılamak ve sahnede yer almak için insansı robot uygundur. Kalabalığın içinde dolaşan hareketli bir gösteri için robot köpek tercih edilir. Büyük etkinliklerde iki robot birlikte kullanılabilir.

Robotun konuşması gerekiyorsa seçim insansı robot Unitree G1 olur, çünkü G1 misafirle Türkçe konuşur ve önceden verilen kısa bir metni aktarabilir. Robot köpek Unitree Go2 ise zıplar, oturur, pati verir ve dans eder, çocukların ağırlıkta olduğu programlarda çok hızlı ilgi toplar. Açık alanda çimde ya da hafif eğimli bir zeminde çalışılacaksa Go2 daha esnek bir seçenektir. İki robotu karşılaştırdığımız ayrı bir rehberimiz de bulunuyor.

Robot kiralamak için ne zaman başvurmalı?

Kesin bir süre vermek zor, çünkü takvim yılın dönemine göre çok değişir. Fuar sezonu, 23 Nisan ve 29 Ekim haftaları ve yıl sonu toplantıları robotların en çok istendiği dönemlerdir. Bir robot aynı gün yalnızca bir etkinlikte bulunabildiği için bu dönemlerde takvim hızla dolar. Tarihiniz kesinleştiği anda bize yazmak en güvenli yoldur.

Hazırlık gerektiren isteklerde erken başlamak daha da önemlidir. Marka giydirmenin tasarımı ve onayı, konuşma metninin yazılıp denenmesi ve sahne provasının planlanması zaman ister. Son haftaya bırakılan bu işler etkinlik gününü gereksiz yere sıkıştırır. Önce tarihi netleştirip ayrıntıları sonraki görüşmelerde birlikte tamamlayabiliriz.

Mekân hazırlığı ve zemin kontrolü

Robotlar sert, düz ve kuru zeminde çalışır. Parke ve sahne zemini uygundur, kalın halı ise uygun değildir. Robotun hareket edeceği alanda kablo, basamak ve ıslak zemin olmamasına dikkat edilmelidir. Mekânın birkaç fotoğrafını paylaşmanız çoğu soruyu baştan yanıtlar.

Zemini kontrol ederken en sık atlanan ayrıntı geçiş yollarıdır. Robotun girişten çalışacağı noktaya kadar izleyeceği yolda eşik, basamak ya da yerden geçen kalın kablolar olabilir. Kabloların kanal içine alınması ve yolun boş tutulması kurulumu hızlandırır. Halıyla kaplı bir salonda çalışılacaksa robot için sert bir platform ya da halısız bir alan belirlemek gerekir.

Robot köpek açık alanda da kullanılabilir. Çim ve hafif eğimli zeminlerde yürüyebilir. Yağmurlu havada ve ıslak zeminde ise robotları çalıştırmıyoruz. Açık alan etkinliklerinde hava durumuna karşı kapalı bir yedek alan belirlemek iyi olur.

Bataryaların şarjı için standart bir priz yeterlidir. Robotlar için internet bağlantısı ya da özel bir kurulum gerekmez. Operatörümüzün ekipmanını bırakabileceği küçük bir alan işleri kolaylaştırır. Bu alanın robotun çalışacağı noktaya yakın olması tercih edilir.

Açık alan etkinlikleri için ek kontroller

Açık alanda yapılan etkinliklerde kontrol listesi biraz uzar. Robotun çalışacağı noktanın zemini kuru ve düz olmalı, çim kullanılacaksa robot köpek tercih edilmelidir. Hava tahmini etkinlikten önceki günlerde birlikte takip edilir ve yağmur ihtimali varsa yedek alan devreye girer. Islak zeminde gösteri yapmadığımız için bu yedek plan bir ayrıntı değil, programın bir parçasıdır.

Robotun gösteri aralarında bekleyeceği ve bataryaların şarj edileceği nokta için üstü kapalı, gölgeli bir alan iyi olur. Gösteri alanının yakınında bir priz olmayabilir, bu durumda şarj noktasını en yakın elektrik kaynağına göre belirleriz. Açık alanda kalabalığın nereden izleyeceği de bariyer ya da şeritle önceden belirlenmelidir. Açık alan etkinliklerinde robot köpek rehberimizde bu konuları ayrıntılı anlattık.

Mekân izinleri ve giriş saatleri

Mekân yönetiminden alınması gereken izinleri de listeye eklemek gerekir. Büyük otellerin, kongre merkezlerinin ve fuar alanlarının çoğu teknik ekip girişi için araç plakası, isim listesi ve giriş saati ister. Robotlar kasalarıyla taşındığı için yük asansörüne ya da arka kapıdan doğrudan erişime ihtiyaç duyarız. Bu bilgileri teklif aşamasında sorarız, siz de mekânla konuşurken bizi sürece dahil edebilirsiniz.

Kurulum için ne zaman içeri girebileceğimizi bilmek de önemlidir. Ekibimiz misafirlerden önce mekâna gelir, robotu kurar ve kısa bir test yapar. Mekân sabah erken saatte açılmıyorsa ilk gösteri saatini buna göre planlarız. Giriş saatini teklif aşamasında öğrenmek etkinlik sabahını rahatlatır.

Robotun mekâna girdiği kapıdan çalışacağı noktaya kadar olan yol da kontrol listesinin bir parçasıdır. Kasaların geçeceği koridorların genişliği, varsa rampalar ve asansörün ölçüsü önceden bilinmelidir. Otoparktan salona uzanan uzun bir yol kurulum süresini uzatır, bunu programa eklemek gerekir. Mekânın teknik sorumlusunun telefon numarasını paylaşmanız bu soruları hızla çözmemizi sağlar.

Program, konuşma metni ve marka

Robotun gün içinde ne zaman sahneye çıkacağını önceden planlarız. Karşılama, gösteri ve fotoğraf saatleri etkinlik akışınıza göre belirlenir. Sahnede özel bir an istiyorsanız sunucu ve sahne ekibiyle kısa bir prova yapmak gerekir. Prova için etkinlik öncesinde mekânda zaman ayırmanızı öneririz.

Gösteri saatlerini belirlerken etkinliğin ritmini düşünmek gerekir. Kayıt saati, açılış, kahve araları ve kapanış robotun en çok işe yaradığı anlardır. Konuşmaların ortasında salonda dolaşan bir robot ise dikkati dağıtır. Bu yüzden robotun programını konuşma programıyla çakışmayacak şekilde kurarız.

İnsansı robotun misafirlere bir metin aktarmasını istiyorsanız bu metni etkinlikten önce bize iletmeniz gerekir. Karşılama cümlesi, ürününüzle ilgili kısa bir tanıtım ya da sahnede söylenecek birkaç cümle bu metnin içinde olabilir. Metni birlikte kısaltıp robotun rahat aktarabileceği bir hale getiriyoruz. Firma ve ürün adlarının doğru söylenip söylenmediğini de önceden deniyoruz.

Sahnede robotun yer alacağı bir an varsa akış belgesini bizimle paylaşmanız işimizi kolaylaştırır. Robotun hangi anonsla gireceği, sahnede ne kadar kalacağı ve nereden çıkacağı bu belgede yazmalıdır. Işık ve ses ekibinin robotun giriş anını bilmesi de önemlidir. Lansmanda robot kullanımı rehberimizde sahne akışını ayrıntılı anlattık.

Robotlara markanıza özel giydirme yapılabilir. Giydirme isteğinizi teklif aşamasında belirtmeniz gerekir, çünkü tasarım ve hazırlık zaman alır. Logonuzu ve kurumsal renklerinizi bize iletmeniz yeterlidir. Giydirme robotun hareketini engellemeyecek şekilde hazırlanır.

Güvenlik alanı ve kalabalık düzeni

Robotun çevresinde misafirlerin rahat izleyebileceği ama robota çarpmayacağı bir boşluk bırakmak gerekir. Kalabalık beklenen etkinliklerde bu alanı bir şerit ya da bariyerle çevirmek iyi olur. Operatörümüz robotun yanından ayrılmaz ve gerektiğinde hareketi durdurur. Sizden beklediğimiz, özellikle çocukların yoğun olduğu programlarda alanda düzeni sağlayacak birkaç görevlidir.

Fotoğraf sırası da önceden düşünülmesi gereken bir konudur. Sıranın nereden başlayıp nereye ilerleyeceği belli olmazsa robotun çevresi kısa sürede dağınık bir kalabalığa döner. Alanın bir köşesinde sabit bir çekim noktası belirlemek akışı düzene sokar. Etkinlikte robot güvenliği rehberimizde bu konudaki notlarımızı bulabilirsiniz.

Robotun yakınında devrilebilecek dekor olmamasına da dikkat edilmelidir. Uzun ayaklı vazolar, ince tabela ayakları ve yerde duran ışıklar kalabalıkta kolayca devrilebilir. Robotun çalışacağı alanı bu tür objelerden arındırmak hem robot hem misafirler için daha güvenlidir. Dekor ekibinizle bu alanı önceden konuşmanızı öneririz.

Robotlu etkinlikte sık yapılan hatalar

Kontrol listesinde en sık atlanan madde zemindir. Mekânın tamamının uygun olduğu varsayılır, ama robotun duracağı noktanın halıyla kaplı olduğu kurulum günü ortaya çıkar. Bu yüzden mekân fotoğraflarını ve özellikle robotun duracağı noktanın zeminini teklif aşamasında isteriz. Basit bir fotoğraf etkinlik sabahındaki pek çok sorunu önler.

İkinci sık hata sahne provasının programa konmamasıdır. Robotun sahneye çıkacağı bir an varsa provanın saati, sahne ekibinin o saatte hazır olması ve sunucunun katılımı önceden ayarlanmalıdır. Provası yapılmamış bir sahne anı beklenen etkiyi yaratmayabilir. Prova saatini etkinlik akışına baştan yazmanızı öneririz.

Üçüncü hata robotun yerinin misafir akışı hesaba katılmadan seçilmesidir. Girişin tam ortasına konan bir robot misafirlerin içeri girişini yavaşlatabilir. Robotu akışın bir kenarına, misafirlerin görebileceği ama yolunu kesmeyeceği bir noktaya koymak daha iyi sonuç verir. Bu yerleşimi kurulum sabahı sizinle birlikte son kez kontrol ederiz.

Etkinlik yaklaşırken son kontroller

Etkinlik yaklaştığında birkaç konuyu son kez birlikte gözden geçiririz. Mekâna giriş saati, araç bilgisi ve ekibimizin isim listesi mekân güvenliğine iletilmiş olmalıdır. Robotun çalışacağı alanın son hali, sahne akışının son sürümü ve konuşma metninin onaylı hali de bu kontrolün parçasıdır. Bu bilgilerin tek bir mesajda toplanması herkesin işini kolaylaştırır.

Marka giydirme hazırsa son halini görmek isteyebilirsiniz. Logonun doğru yerde durduğunu ve renklerin kurumsal kimliğinize uyduğunu etkinlikten önce teyit etmek sürprizleri önler. Kendi önlüğünüzü kullanacaksanız bunun bize ne zaman ulaşacağını netleştirmek gerekir. Giydirmeyi etkinlik sabahı robotu kurarken tamamlarız.

Şehir dışı ve çok günlü etkinlikler

Türkiye'nin her yerindeki etkinliklere robot getiriyoruz. İstanbul dışındaki etkinliklerde robotların taşınması ile ekibimizin yol ve konaklama giderleri teklife eklenir. Bu yüzden teklif isterken şehrin yanında mekânın tam yerini de yazmanız önemlidir. Ankara, İzmir ve Antalya için hazırladığımız şehir sayfalarında da bilgi bulabilirsiniz.

Fuar ya da kongre gibi birkaç gün süren etkinliklerde robotları her akşam topluyor ve ertesi sabah yeniden kuruyoruz. Robotları gece boyunca mekânda bırakmıyor, şarj ve kontrol için yanımıza alıyoruz. Bu düzen için mekânın her gün için sabah giriş ve akşam çıkış saatlerini bilmemiz gerekir. İlk gösteri saatini de bu giriş saatine göre belirleriz.

Çok günlü etkinliklerde her günün programı aynı olmak zorunda değildir. Açılış günü sahne anı ağırlıkta olabilir, sonraki günler karşılama ve fotoğrafla geçebilir. Her günün akışını ayrı ayrı yazmanız operatörümüzün hazırlığını kolaylaştırır. Fuarlar için yaklaşan tarihleri fuar takvimi sayfamızda bulabilirsiniz.

Etkinlik günü

Ekibimiz etkinlik başlamadan önce mekâna gelir. Robotu kurar, alanı kontrol eder ve kısa bir test yapar. Etkinlik boyunca robotu operatörümüz yönetir, sizin ya da ekibinizin bir şey yapması gerekmez. Etkinlik bittiğinde robotu toplayıp götürürüz.

Etkinlik günü sizin tarafınızda bir kişinin bizimle iletişimde olması işleri hızlandırır. Program değişikliği, sahne saatinin kayması ya da misafir akışındaki bir değişiklik bu kişi üzerinden bize hemen ulaşır. Operatörümüz robotu buna göre hazırlar ve gösteri saatlerini kaydırır. Bu kişinin telefon numarasını etkinlikten önce paylaşmanız yeterlidir.

Etkinlik boyunca robotun durduğu alanın düzenli kalması da önemlidir. Misafirlerin bıraktığı bardaklar, yere düşen broşürler ya da sonradan çekilen bir kablo robotun yolunu kapatabilir. Operatörümüz bunları fark eder ama mekân ekibinin de alanı göz önünde tutması işi kolaylaştırır. Robotun yolu açık kaldığı sürece gösteriler aksamadan ilerler.

Etkinlikten sonra

Robotun yer aldığı anlar etkinlikten sonra da işinize yarar. Çekilen fotoğraf ve videoları sosyal medyada, bültenlerde ve bir sonraki etkinliğin duyurusunda kullanabilirsiniz. Bunun için gün içinde bir kişinin yalnızca çekimle ilgilenmesini öneririz. Robotlu etkinlikten sosyal medya içeriği çıkarmakla ilgili rehberimizde hangi anları kaçırmamanız gerektiğini anlattık.

Etkinlik bittikten sonra kısa bir değerlendirme yapmak bir sonraki etkinlik için iyi bir hazırlıktır. Hangi gösteri saatlerinin daha kalabalık geçtiğini ve robotun hangi noktada daha çok ilgi gördüğünü not etmek işe yarar. Aynı mekânda tekrar çalışacaksak giriş ve zemin bilgilerini biz de kayıt altına alırız. Böylece bir sonraki etkinlik bu listeyle daha hızlı hazırlanır.

Etkinliği bir ajans aracılığıyla düzenliyorsanız bu listeyi ajansınızla paylaşabilirsiniz. Ajanslarla çalışırken teknik ayrıntıları doğrudan prodüksiyon ekibiyle konuşuyor, sizi yalnızca karar gereken noktalarda sürece dahil ediyoruz. Etkinlik ajansları için hazırladığımız sayfada bu iş birliğinin nasıl yürüdüğünü anlattık. Hangi yoldan gelirseniz gelin robotun yanında her zaman operatörümüz olur.

Hazırlığa ne kadar erken başlarsanız seçenekleriniz o kadar geniş olur. Tarihiniz belli olduğunda bize yazmanız yeterlidir. Kalan ayrıntıları teklif sürecinde birlikte netleştiririz. Sorularınız için bizi arayabilir ya da teklif formunu doldurabilirsiniz.